Definisi Benchmarking
Penerapan dan pengembangan suatu sistem atau pengelolaan manajemen di dalam perusahaan memang bukan suatu hal yang mudah, perlu usaha dan evaluasi yang sifatnya berkesinambungan. Begitu pun dalam hal menguji efektifitas dan efisiensi dari sistem tersebut bukan suatu proses yang instan akan tetapi memerlukan waktu yang cukup lama. Kalau kita coba analisis, sebenarnya sudah banyak teori-teori manajemen dituliskan dalam buku-buku yang ditulis oleh para ahli, bahkan sudah banyak best practice perusahaan-perusahaan besar dunia yang sudah proven membuktikan keberhasilan-keberhasilan teori tersebut dalam langkah konkret di perusahaan.
Nah bagi yang saat ini sedang mengembangkan sebuah sistem manajemen, apakah sistem manajemen yang akan dikembangkan tersebut akan berhasil, efektif dan efisien, ada teknik yang bisa anda lakukan yaitu Benchmarking.
Benchmarking adalah salah satu teknik manajemen untuk mengukur hasil kerja dengan cara membandingkannya dengan parameter atau ukuran terbaik yang sudah terbukti /proven dan biasanya ditunjukkan oleh perusahaan-perusahaan yang menjadi market leader di bidangnya. Fungsi benchmarking adalah untuk memperbaiki kinerja perusahaan sehingga diharapkan melampaui hasil terbaik perusahaan di tempat yang menjadi tujuan benchmark.
Faktor apa saja yang menjadi business driver yang memerlukan benchmarking? Ahli benchmarking Paul Spenley dalam bukunya Riding the Evolution (Harper-Collins, 2001) seperti yang diungkapkan oleh Elieser H Hardjo, menyebutkan ada lima tingkat benchmarking :
1. Strategic Benchmarking : dimanfaatkan dimanfaatkan untuk mendorong perbaikan yang terus menerus (continuous improvement) dan mempertajam strategi korporat secara keseluruhan.
2. Competitive benchmarking : dimanfaatkan untuk menyamai dan melampaui pesaing utama yang langsung,
3. Customer benchmarking : pemahaman para konsumen dan pelanggan terhadap perusahaan dibandingkan dengan perusahaan sejenis,
4. Financial benchmarking : dipakai untuk mengukur kembalinya investasi(return on investment) dibandingkan dengan perusahaan sejenis,
5. Best practice benchmarking : untuk mengukur output dengan waktu dan biaya dibandingkan dengan perusahaan sejenis.
Ringkasan Hasil Benchmark ke AMDI
Pada hari kamis, 6 maret 2014 saya beserta 7 orang yang menjadi tim dari PT. Intraco Penta, Tbk berkesempatan untuk benchmarking ke Astra Management Development Program (AMDI) PT Astra International Tbk. Jl. Gaya Motor Raya No.8 Sunter II Jakarta Utara. Agenda benchmarking adalah mengenai pengelolaan leadership training dan Knowledge Management (KM).
Sekilas mengenai AMDI, AMDI adalah sebuah lembaga di bawah naungan PT. Astra Internasional Tbk yang dijadikan sebagai pusat pengembangan manajemen perusahaan, berperan dalam mempersiapkan kader-kader pemimpin Astra. Mengusung visi “To drive Astra towards one of the best talent and knowledge enterprises (Lenoprise) in Asia Pacific”, penekanan materi pelatihan pada unsur-unsur budaya perusahaan, kompetensi dasar, manajemen dan kepemimpinan. Mengapa AMDI yang kita pilih untuk benchmarking? Karena sudah diakui bahwa dari AMDI inilah lahir leader-leader ASTRA Group yang menjadi market leader di bidangnya masing-masing. Bagi pembaca, sepertinya bisa dihitung siapa yang tidak kenal ASTRA?
Saya akan share mengenai poin-poin yang menjadi inputan bagi Kami dalam kegiatan benchmarking ini :
1. Value Implementation System. Roh dari perusahaan terletak pada nilai-nilai/value yang dianut oleh perusahaan tersebut. Nilai-nilai tersebut menjadi pondasi bagi pilar-pilar untuk mencapai visi dan misi perusahaan. Astra memiliki Catur Dharma yang menjadi nilai yang menjadi pondasi bagi seluruh grup yang berdiri dalam naungan ASTRA. Untuk menjadikan catur dharma sebagai corporate culture, Astra menerapkan Value Implementation system di mana tahapannya adalah dengan cara set-up value, set up system and set up behavior. Set up value adalah tahapan bagaimana memetakan nilai-nilai apa saja yang menjadi landasan dari kegiatan bisnis Astra dalam hal ini astra memiliki catur dharma,. Set up system adalah tahapan pembentukan system-sistem agar nilai yang sudah ditetapkan bisa diimplementasikan secara terus menerus secara berkesinambungan. Astra memiliki Astra Management System (AMS), Astra Human Capital Management (AHCM), Astra Good Corporate Government (A-GCG) dll. Set-up Behavior adalah tahapan pembentukan Chatur Dharma sebagai value Astra menjadi corporate culture yang membudaya di seluruh Astra Group. Jadi, ketiga tahapan tersebut harus ada untuk bisa membentuk Corporate Culture, tanpa ada salah satunya tidak akan mungkin corporate culture bisa dibangun. Saat ini Astra memiliki kurang lebih 179 anak usaha, anda bisa bayangkan kalau tidak dengan sistem manajemen yang baik, bagaimana mungkin Astra bisa menerapkan chatur darma sebagai corporate culture mereka.
2. Leadership Development Program. Peran AMDI sebagai lembaga internal PT. Astra Internasional Tbk, adalah menjadikan Astra sebagai salah satu talent and knowledge Enterprise (lenoprise) terbaik di Asia pasifik. Saat ini hanya fokus pada pengembangan Leadership Development, Management Development dan Knowledge Management. Dalam lingkup Leadership development, AMDI mengembangkan program mulai dari level basic sampai advanced. Program tersebut adalah Astra Basic Management Program (ABMP), Astra First Line Management Program (AFLMP), Astra Midle Management Program (AMMP), Astra Senior Management Program (ASMP), Astra General Management Program (AGMP), Astra Executive program (AEP) dan Astra Advanced Executive Program (AAEP). Dari hasil pengembangan tersebut, lahirlah leader-leader terbaik yang tersebar hampir di 179 anak usaha.
3. Knowledge Management (KM) Ilmu pengetahuan adalah sesuatu yang sangat berharga yang harus dikembangkan untuk kemanfaatan bagi orang lain. Dalam lingkup perusahaan, setiap individu memiliki knowledge yang melekat pada masing-masing yang didapatkan dari pengalaman selama bekerja atau dari sumber lain yang diaflikasikan di tempat kerja. Kadang kala, knowledge yang ada baru berupa tacit knowledge yang hanya melekat pada individu. Organisasi bisa mengcapture tacit knowledge tersebut menjadi explicit knowledge dengan tujuan untuk pengembangan organisasi. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh Jack Welch (CEO General Electric 1981-2001) bahwa :
“An organization’s ability to learn, and translate that learning into action rapidly, is the ultimate competitive advantage”.
Dalam lingkup Knowledge Management, AMDI menyadari bahwa di lingkup korporasi Astra yang besar, tersebar knowledge yang bisa saja hanya melekat pada orang-orang tertentu.
Terdapat beberapa tahapan yang dilakukan oleh AMDI dalam lingkup Knowledge Management, yaitu :
1. Knowledge Acquisition, merupakan tahapan bagaimana mengakuisisi knowledge yang ada di organisasi. Akuisi ini dalam lingkup Internal meliputi best KM practices, best expert dan lingkup external meliputi cutting edge knowledge, tools & methods and best provider.
2. Knowledge Storage, merupakan tahapan untuk menyimpan knowledge-knowledge yang sudah diakuisisi tersebut sehingga bisa terdokumentasi dengan baik.
3. Knowledge Dissemination, merupakan tahapan untuk mengolah knowledge yang sudah diakuisisi, bisa dalam bentuk learning event, program project, strategic study ataupun case study.
4. Knowledge Application, merupakan tahapan yang sangat penting dimana knowledge yang sudah diolah diaflikasikan untuk kemajuan perusahaan dalam bentuk excellence strategy, excellence organization ataupun excellence people.
Nilai-nilai (value) yang kokoh, karyawan yang unggul dan ditunjang dengan system management yang efektif menjadikan ASTRA mampu untuk bertahan sejak 1957 sampai dengan sekarang, bahkan beberapa anak usahanya menjadi market leader di bidangnya. Di akhir tulisan ini, Kami mengucapkan banyak terima kasih kepada tim AMDI atas kesempatan benchmarking ini. Mudah-mudahan menjadi manfaat bagi semua, sejalan dengan visi ASTRA yaitu maju bersama bangsa.
Salam,